Dokumenten-Management-System
Kaufmännische Dokumente
Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kaufmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsinformationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (z. B. Abgabenordnung, GoBS, GDPdU und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails können kaufmännische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlösungen zu verwalten.
Technische Zeichnungen
In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das technische Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweise, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben. Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert.
Bibliotheken
Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen man den Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Dokumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Bücher) selbst, sondern nur Verweise auf Inhalte und Standort der Dokumente. Hierzu wird heutzutage häufig das OPAC benutzt.
Behördenakten
Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur verwahrt und vom Sachbearbeiter angefordert. Die Anforderung erfolgt meistens über das Aktenzeichen, und die Ausgabe wird oftmals über eine Registratur-Software verwaltet. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Basis für die Aktenzeichen ist der jeweilige Aktenplan der Verwaltung, basierend auf den einheitlichen Aktenplänen der jeweiligen Länder. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte in der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Für die Verwaltung elektronischer Akten bei Behörden wurde das DOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedoch weniger für die Anwendung in kleineren Verwaltungen und Verwaltungsverbänden auf kommunaler Ebene.
Sonstige Unterlagen
Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige, Forschungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.